Comparer deux fichiers Excel et trouver les différences

Deux questions différentes

« Trouver les différences » recouvre deux besoins. Le premier porte sur les lignes : quelles références ont disparu, lesquelles sont nouvelles ? Le second porte sur les valeurs : pour les références présentes des deux côtés, quel prix ou quel stock a changé ?

Dans les deux cas, la comparaison doit se faire sur une colonne commune, comme une référence ou un EAN, et non sur la position des lignes. Si une seule ligne a été insérée en haut du nouveau fichier, une comparaison ligne par ligne signale toutes les lignes suivantes comme différentes, alors que rien n'a changé.

Un exemple chiffré

Votre catalogue de lundi (fichier A) compte 1 250 références, celui de vendredi (fichier B) en compte 1 268. La différence de 18 lignes ne dit presque rien : il peut y avoir 18 nouveautés, ou 30 nouveautés et 12 suppressions. Voici un extrait :

Les chiffres de cet exemple sont illustratifs. Sur l'ensemble des deux fichiers, on trouverait ainsi 1 238 références communes, 12 supprimées et 30 nouvelles, et, parmi les communes, un certain nombre de prix modifiés.

Méthode 1 : afficher les deux fichiers côte à côte

Ouvrez les deux classeurs, puis Affichage > Afficher côte à côte, et activez Défilement synchrone. Les deux fichiers défilent ensemble. C'est suffisant pour une vingtaine de lignes triées de la même façon ; au-delà, l'œil laisse passer des écarts.

Méthode 2 : NB.SI pour les lignes ajoutées ou supprimées

Dans le fichier A, ajoutez une colonne « Dans B ? » et tapez : =SI(NB.SI([vendredi.xlsx]Feuil1!$A:$A;A2)=0;"supprimée";"présente"). Recopiez vers le bas, puis filtrez sur « supprimée ». Faites la même chose dans le fichier B pour trouver les nouveautés.

NB.SI compte les occurrences sans se soucier de la position : une ligne insérée ne fausse rien. Elle est en revanche sensible aux mêmes pièges que RECHERCHEV, comme une espace en trop ou un EAN enregistré comme nombre d'un côté et comme texte de l'autre : voyez RECHERCHEV renvoie #N/A pour les repérer.

Méthode 3 : RECHERCHEV pour les valeurs modifiées

Pour comparer les prix, rapatriez d'abord le prix de vendredi en face de chaque référence de lundi : =RECHERCHEV(A2;[vendredi.xlsx]Feuil1!$A:$C;3;FAUX). Dans la colonne suivante, =SI(ESTNA(D2);"supprimée";SI(D2=C2;"";"modifié")) signale les écarts.

Ajoutez une mise en forme conditionnelle sur la colonne pour colorer les lignes « modifié », ou filtrez dessus. Il faut une formule par colonne à comparer : prix, stock, délai.

Méthode 4 : l'outil de comparaison de Microsoft

Certaines éditions d'Office pour Windows (Microsoft 365 Apps for enterprise, Office Professionnel Plus) incluent Spreadsheet Compare, ou l'onglet Inquire dans Excel. L'outil compare deux classeurs cellule par cellule et produit un rapport détaillé, formules et mises en forme comprises.

Il est précieux pour auditer un modèle financier. Pour deux exports de catalogue, sa comparaison par position joue contre vous : une ligne insérée décale tout le reste. Et il n'est pas disponible dans les éditions familiales ni sur Mac.

La méthode la plus rapide : comparer par la colonne commune avec Mergy

Mergy compare les deux fichiers sur la colonne commune, pas sur la position. Déposez l'ancienne version comme fichier A et la nouvelle comme fichier B :

1. 1Vérifiez la colonne commune proposée (la référence ou l'EAN) et le nombre de valeurs qui relient les deux fichiers.
2. 2Dans « Lignes à garder », choisissez « Toutes, même sans correspondance ».
3. 3Lisez les compteurs : « seulement dans A » donne les lignes supprimées, « seulement dans B » les nouvelles, « A+B » celles présentes des deux côtés. Un clic sur un compteur n'affiche que ces lignes, et l'export suit ce filtre.
4. 4Pour comparer aussi les valeurs, renommez la colonne de prix dans l'un des fichiers avant de le déposer (par exemple « Prix lundi ») : les deux prix apparaissent alors côte à côte dans le résultat.

Pourquoi renommer ? Quand deux colonnes portent le même nom, Mergy garde la valeur du fichier A et ne la complète avec celle de B que si elle est vide : c'est le comportement voulu pour mettre un catalogue à jour, mais pas pour comparer. Une fois les deux colonnes côte à côte, une formule =C2<>D2 dans le fichier exporté ou un tri suffit à isoler les prix modifiés.

Les lignes en double faussent toute comparaison : si une référence apparaît deux fois dans un fichier, elle apparaît deux fois dans le résultat. Le bouton « Supprimer les doublons » de l'atelier les repère sur les colonnes de votre choix, en ignorant les majuscules, les accents et les espaces en trop.

Cas d'usage

La même méthode sert à rapprocher l'inventaire d'entrepôt et le stock de l'ERP (références comptées mais absentes de l'ERP, et l'inverse) et à mettre à jour stocks et prix depuis un flux fournisseur (produits retirés du flux, nouveautés à créer). Pour réunir les colonnes de deux fichiers plutôt que les comparer, voyez Comment fusionner deux fichiers Excel.